La présente politique explique quelles données nous collectons, pourquoi nous les utilisons, avec qui elles peuvent être partagées, combien de temps elles sont conservées et quels sont vos droits. Elle s'applique notamment aux demandes de devis, aux inscriptions newsletter, aux échanges WhatsApp, aux paiements et aux autres interactions avec Ekilam.
Cette page a pour objectif d'informer les utilisateurs de manière claire. Elle ne remplace pas les conditions et politiques propres aux services tiers que vous utilisez, notamment WhatsApp/Meta, FedaPay, Google ou Brevo.
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données personnelles est :
Ekilam Africa
Parakou, Bénin
RCCM : RB/PKO/25 B 1309
Email : hello@ekilam.com
Email secondaire : ekilam.africa@gmail.com
Téléphone / WhatsApp : +229 01 49 81 11 11
Pour toute question relative à cette politique ou à l'utilisation de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter aux coordonnées ci-dessus.
2. Données personnelles collectées
Dans le cadre de ses activités, Ekilam peut collecter les catégories de données suivantes :
- données d'identification : nom, prénom, structure, entreprise, fonction ou projet, lorsque ces informations sont communiquées ;
- coordonnées : adresse email, numéro de téléphone, identifiant WhatsApp, ville ou pays de résidence ;
- données liées aux demandes de devis et de projet : description du besoin, services demandés, budget estimé, localisation de l'entreprise, documents ou pièces jointes transmis volontairement ;
- données newsletter : adresse email, consentement, date d'inscription, adresse IP et informations de navigateur utiles à la preuve du consentement ;
- données de communication : messages envoyés via le formulaire, email, téléphone, WhatsApp ou tout autre canal utilisé pour échanger avec Ekilam ;
- données techniques : adresse IP, type de navigateur, appareil utilisé, pages consultées, date et heure de connexion, journaux techniques et informations liées à la sécurité ;
- données liées aux cookies, préférences de navigation et mesure d'audience lorsque ces fonctionnalités sont utilisées ;
- données de paiement lorsque vous utilisez un service de paiement : montant, référence, statut de transaction, coordonnées nécessaires au paiement et informations utiles au suivi administratif.
Ekilam ne collecte que les données nécessaires aux finalités décrites dans la présente politique.
3. Finalités du traitement
Les données personnelles collectées peuvent être utilisées pour :
- répondre aux demandes envoyées via le site web, par email, téléphone ou WhatsApp ;
- préparer des devis, analyser un besoin, proposer un accompagnement ou assurer le suivi d'un projet ;
- fournir des services numériques, de conseil, de maintenance, de formation, de marketing ou de développement ;
- envoyer des informations relatives aux services, projets, rendez-vous, factures, paiements, formations ou opportunités d'Ekilam ;
- gérer les inscriptions newsletter et les communications marketing lorsque le consentement est donné ;
- traiter ou suivre les paiements via FedaPay ou tout autre prestataire de paiement utilisé ;
- améliorer le fonctionnement du site web, mesurer l'audience et comprendre les besoins des utilisateurs ;
- assurer la sécurité du site et des services, prévenir les abus, fraudes ou accès non autorisés ;
- respecter les obligations légales, comptables, fiscales, administratives ou réglementaires applicables.
4. Utilisation de WhatsApp et des services Meta
Ekilam peut utiliser WhatsApp, WhatsApp Business ou les outils professionnels de Meta pour communiquer avec les personnes qui l'ont contactée par ce canal, qui ont demandé un suivi ou qui ont accepté de recevoir des informations via WhatsApp.
Dans ce cadre, les données suivantes peuvent être traitées : numéro de téléphone, nom ou nom de profil WhatsApp, contenu des messages, pièces jointes volontairement transmises, identifiants nécessaires au routage de la conversation, date, heure et statut des messages.
WhatsApp peut être utilisé pour répondre à une demande, confirmer une information, assurer le suivi d'un projet, envoyer des rappels utiles, fournir une assistance ou transmettre des informations liées aux services d'Ekilam.
Ekilam n'enverra pas de messages WhatsApp non sollicités sans consentement ou sans relation préalable pertinente avec l'utilisateur. Vous pouvez demander à ne plus recevoir de messages WhatsApp à tout moment en répondant « STOP » ou en contactant Ekilam à l'adresse hello{'@'}ekilam.com.
L'utilisation de WhatsApp implique également le traitement de certaines données par WhatsApp/Meta, conformément à leurs propres conditions, politiques de confidentialité et règles applicables aux services professionnels.
5. Paiements et utilisation de FedaPay
Lorsque des paiements en ligne sont proposés, Ekilam peut utiliser FedaPay ou d'autres prestataires de paiement pour traiter les transactions. Les données nécessaires au paiement peuvent inclure le nom, l'adresse email, le numéro de téléphone, le montant, la référence de transaction, le moyen de paiement choisi et le statut de la transaction.
Les informations sensibles de paiement, telles que les données de carte bancaire, codes de validation, informations Mobile Money ou informations équivalentes, sont traitées par le prestataire de paiement et ses partenaires financiers selon leurs propres règles de sécurité. Ekilam reçoit uniquement les informations nécessaires au suivi de la commande, de la facture, du service ou de la transaction.
Les données de paiement peuvent être conservées lorsque cela est nécessaire pour la gestion comptable, la prévention de la fraude, le traitement des réclamations et le respect des obligations légales applicables.
7. Base légale du traitement
Selon les cas, les données sont traitées sur la base :
- du consentement de la personne concernée, notamment pour certaines communications, la newsletter, les cookies non essentiels ou les messages WhatsApp non strictement nécessaires ;
- de l'exécution d'un service demandé par l'utilisateur, notamment une demande de devis, une prestation, une commande, un paiement ou un support ;
- de l'intérêt légitime d'Ekilam à communiquer avec ses publics, organiser ses activités, améliorer ses services et sécuriser ses outils numériques ;
- d'obligations légales, administratives, comptables, fiscales ou réglementaires applicables.
8. Destinataires des données
Les données personnelles peuvent être accessibles uniquement aux personnes, structures et prestataires autorisés, notamment :
- les membres autorisés de l'équipe Ekilam ;
- les prestataires techniques chargés de l'hébergement, de la base de données, de la maintenance, de la sécurité ou du stockage ;
- les prestataires d'emailing et de messagerie, notamment Brevo lorsque l'envoi d'emails ou la gestion de listes marketing est nécessaire ;
- WhatsApp/Meta lorsque la communication se fait via WhatsApp ou les outils professionnels Meta ;
- FedaPay et ses partenaires financiers lorsque vous utilisez un service de paiement ;
- Google ou d'autres outils de mesure d'audience lorsque les cookies concernés sont acceptés ;
- les partenaires impliqués dans une prestation, une formation ou un projet, uniquement lorsque cela est nécessaire ;
- les autorités administratives, judiciaires ou de régulation lorsque la loi l'exige.
Ekilam ne vend pas les données personnelles des utilisateurs.
9. Conservation des données
Les données personnelles sont conservées pendant une durée limitée et proportionnée aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
- les demandes de contact et de devis sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement de la demande, puis archivées si nécessaire pour le suivi commercial ou la défense des droits d'Ekilam ;
- les données liées aux prestations et projets sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle, puis selon les durées nécessaires aux obligations comptables, fiscales ou juridiques ;
- les données newsletter sont conservées jusqu'au retrait du consentement ou à la désinscription, avec conservation possible d'une preuve du consentement ;
- les données liées aux communications WhatsApp sont conservées pendant la durée nécessaire au suivi de la relation, sauf demande de suppression ou obligation de conservation ;
- les données de paiement et de facturation sont conservées selon les durées imposées ou permises par les règles comptables, fiscales, financières et de lutte contre la fraude ;
- les préférences de cookies sont conservées jusqu'à 12 mois ; les autres données techniques sont conservées pendant une durée proportionnée aux besoins de sécurité, d'analyse et de maintenance.
Certaines données peuvent être conservées plus longtemps lorsque cela est nécessaire pour respecter une obligation légale, administrative, comptable ou pour défendre les droits d'Ekilam.
10. Sécurité des données
Ekilam met en oeuvre des mesures raisonnables pour protéger les données personnelles contre la perte, l'accès non autorisé, la modification, la divulgation ou la destruction.
- la limitation des accès aux personnes autorisées ;
- l'utilisation de comptes sécurisés et de secrets techniques protégés ;
- la protection des serveurs, bases de données, API et outils numériques ;
- la vérification des signatures ou jetons lorsque des webhooks et services tiers le permettent ;
- la sensibilisation des utilisateurs internes à la confidentialité ;
- la surveillance des accès, erreurs et incidents techniques lorsque cela est nécessaire.
11. Transferts et services tiers
Certains services utilisés par Ekilam, notamment WhatsApp/Meta, FedaPay, Google Analytics, Brevo, les services d'hébergement, les outils de stockage, les services email ou les outils techniques, peuvent impliquer un traitement ou un transfert de données en dehors du Bénin.
Dans ce cas, Ekilam veille, dans la mesure du possible, à utiliser des prestataires présentant des garanties de confidentialité et de sécurité adaptées.
12. Droits des personnes concernées
Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, vous pouvez demander :
- l'accès à vos données personnelles ;
- la rectification des données inexactes ou incomplètes ;
- la suppression de vos données, lorsque cela est possible ;
- l'opposition à certains traitements ;
- la limitation de certains traitements ;
- le retrait de votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci ;
- la portabilité de certaines données lorsque ce droit est applicable.
Pour exercer vos droits, vous pouvez écrire à hello@ekilam.com ou à ekilam.africa@gmail.com. Votre demande devra permettre de vous identifier suffisamment afin d'éviter toute communication non autorisée de données.
13. Désinscription et suppression des données
Vous pouvez vous désinscrire des communications marketing à tout moment en utilisant le lien de désinscription lorsqu'il est disponible, en répondant « STOP » sur WhatsApp, ou en écrivant à Ekilam.
Pour demander la suppression de données liées à une interaction avec Ekilam, y compris via WhatsApp/Meta, envoyez un email avec l'objet « Suppression de mes données » à hello{'@'}ekilam.com. Ekilam traitera la demande dans un délai raisonnable, sous réserve des données qui doivent être conservées pour des raisons légales, contractuelles, comptables, de sécurité ou de défense de droits.
14. Réclamation
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez contacter Ekilam afin de chercher une solution.
Vous pouvez également saisir l'Autorité de Protection des Données à caractère Personnel du Bénin (APDP), lorsque cela est applicable, via ses canaux officiels.
15. Données des mineurs
Les services d'Ekilam s'adressent principalement aux entrepreneurs, entreprises, institutions, partenaires et porteurs de projets.
Lorsque des données concernant des mineurs sont collectées dans le cadre d'une activité spécifique, Ekilam veille à appliquer des mesures adaptées et, si nécessaire, à obtenir les autorisations requises.
16. Modification de la politique
La présente politique de confidentialité peut être modifiée à tout moment afin de tenir compte de l'évolution des services d'Ekilam, des outils utilisés ou de la réglementation applicable.
La date de dernière mise à jour sera toujours indiquée en haut de cette page.
17. Contact
Pour toute question relative à cette politique de confidentialité ou au traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter :